재건축 법률쟁점 - 서면결의서
서면결의서, 총회 성사의 중요한 열쇠 … 조합원 의사표시 명확히 전달, 인감 증명 첨부해 법률상 하자 없애야 1. 머리말 조합원총회는 원칙적으로 회의체기관이므로 모든 조합원이 직접 출석하여 회의를 통하여 의사를 결정하는 것이 가장 바람직하지만 이를 강제할 경우 총회의 정족수 의 부족 등으로 총회가 무산되는 현상이 초래될 우려가 있다. 그리하여 서면 또는 대리인으로 하여금 결의권을 행사할 수 있게 하고 있다(민법 제73조 2항, 재건축조 합 표준규약 제19조 3항). 서면이나 대리인에 의한 결의권의 행사는 정관에 의하여 이를 제한하거나 금지할 수 있을 뿐이므로(민법 제73조 제3항), 조합규약에 서면이나 대리인에 의한 결의권 행사에 관하여 아무런 규정이 없다면 서면, 대리인에 의한 결의권 행사가 가능하 다. 조합규약에 대리인에 의한 결의권 행사에 대하여만 규정하고 있을 뿐이고 서면 에 의한 결의권 행사에 대하여는 아무런 규정이 없는 경우라면, 민법규정에 의하여 서면에 의한 결의권 행사도 가능하다고 해석된다. 재건축조합의 총회운영상의 애로사항 중의 하나는 의결정족수를 충족하지 못하여 총회가 무산되는 경우가 허다하다는 점이다. 그렇기 때문에 총회를 소집하는 측은 서면결의서를 받아 의결정족수를 채우기 위한 노력을 하게 된다. 때로는 의결정족 수를 채우기 위한 생각에서 서면결의서를 받는 양식이나 절차 등이 조합원의 의사 형성 과정을 충실하게 반영하지 못하는 사태도 발생하고 있다. 이에 따른 분쟁도 증 가하고 있다. 2. 서면결의서 양식과 관련한 문제 조합이 서면결의서를 받는 양식을 분석해 보면 크게 다음의 세 가지 경우로 분류된 다. ①각 안건을 나열한 다음 총회 결의에 따르고 일체 이의를 제기하지 않겠습니 다라고 기재한 다음 조합원의 날인을 받는 경우 ②총회 직접 참석자의 다수표에 투표한 것으로 하겠다라고 기재한 다음 조합원 의 날인을 받는 경우 ③각 안건별로 찬반의사 표시 가능케 하는 경우이다. 각 안건별로 조합원이 찬반의사표시를 하도록 하는 서면결의서 양식을 사용하는 것 이 조합원의 의사를 가장 유효 적절하게 수렴할 수 있는 방식이라는 것은 두말할 나 위가 없다. 가장 권장해야 할 양식이다. 총회직접 참석자의 다수표에 투표한 것으로 처리한다는 내용의 서면결의서를 받는 경우, 또는 조합 규약에 서면결의서 제출자는 총회참석자의 다수표에 투표한 것으 로 간주한다는 규정이 있는 경우에는 표 계산에 대한 다툼은 없을 것이다. 그러나 일선 조합에서는 여러 가지 사정으로 인하여 위 ①의 방식을 사용하는 경우가 허다 하다. 이 경우에 의결정족수를 충족한 것인지에 대한 다툼이 발생할 소지가있는 것 이다. 다음과 같은 사례에서 총회결의가 성립한 것인지 살펴보기로 하자. 1)조합원 1,000명, 총회 직접 참석자 300명, 서면 결의서 제출자 300명, 총회에서 투 표결과 총회 직접 참석자 300명중 151명은 조합장 선출 인준에 찬성, 149명은 인준 에 반대한 경우 2)조합원 1,000명, 총회 직접 참석자 300명, 서면결의서 제출자 300명, 총회에서 투표 결과 총회 직접 참석자 300명 중 100명은 조합장 선출 인준에 찬성, 90명은 인준에 반대, 110명은 무효표, 기 권인 경우 첫째, 서면 결의서의 총회 결의에 따르겠다는 취지의 문구를 총회에서 총회 직접 참석자 중 과반수의 표를 얻은 쪽에 투표하겠다는 취지로 해석할 경우 위 1)의 경우 에는 서면결의서를 포함하여 총회참석자 600명 중 조합장 인준에 찬성한 것이 451 명으로서 재적조합원의 과반수 참석에 참석조합원의 과반수 찬성이라는 의결정 족수를 충족한 것이 된다. 그러나 2)의 경우 총회 직접 참석자의 과반수 찬성을 얻 지 못했으므로 서면결의서를 찬성으로 계산할 수 없고, 따라서 안건은 통과되지 않 은 것으로 해석된다. 둘째, 서면결의서의 총회 결의에 따르겠다는 취지의 문구를 총회에서 직접 참석 한 조합원의 과반수가 아니라 직접 참석한 조합원의 투표에서 다수표를 얻은 쪽에 투표하겠다는 취지로 해석할 경우 위 1), 2)의 경우 모두 안건은 통과된 것으로 해석 된다. 셋째, 서면결의서의 총회결의에 따르겠다는 취지의 문구를 총회에서 직접 참석 한 조합원이 전체 조합원의 과반수 이상이고, 그 중 과반수 이상의 찬성을 얻어 총 회결의가 성립한 경우에 이에 대하여 이의를 제기하지 않겠다는 취지로 해석할 경 우 위 1), 2)의 경우 모두 총회 결의는 성립하지 않은것으로 된다. 위 세 번째 방법으로 해석하여 운영하는 조합은 없는 것으로 보이고, 또 그렇게 운 영할 수도 없다. 왜냐하면 그럴 경우 결의정족수를 도저히 채울 수 없기 때문이다. 결국 대부분은 첫 번째, 일부 조합의 경우는 두 번째 해석방법으로 조합운영을 하 고 있는 것으로 보인다. 서면결의서를 제출한 조합원의 의사가 분명하지 않다고 본다면 조합원이 1,000명 인 조합에서 실질적으로는 첫 번째 방법에 의할 경우 조합원 151명, 두 번째 방법에 의할 경우 조합원 100명의 찬성으로 조합장 선출 인준 안건이 통과한 것으로 된다. 조합원들이 조합의 의사형성을 위하여 총회를 소집하여 안건을 토의, 결의하는 것 인데 이처럼 소수의 의사로 결의가 통과되는 것은 결코 바람직하지 않을 뿐만 아니 라 총회결의가 성립한 것인지에 대하여 법률상 다툼의 소지가 적지 않다. 이에 관하 여 소송이 진행중인 경우도 있다. 재건축조합이 조합원들로부터 서면결의서를 받을 경우에는 조합원들이 해당 안건 에 대한 찬반의사를 분명히 표시하도록 하는 것이 바람직할 것이다. 3. 여러 안건을 일괄하여 서면결의서를 받을 경우의 문제 재건축조합 창립총회에는 재건축결의, 사업시행동의, 조합규약동의, 조합장 인준 등 여러 안건을 의결하게 된다. 이에 따라 서면결의서에도 이러한 여러 안건을 나열 하게 된다. 이 경우 각 안건에 대하여 찬반의사를 표시할 수 있도록 서면결의서 양 식이 작성된 경우에는 조합원이 각 안건에 대하여찬반의사를 표시할 수 있으므로 조합원의 정확한 의사를 수렴할 수 있다. 그런데 많은 조합들이 각 안건을 나열하고 전체에 대하여 동의한다는 취지의 문구 를 두고 조합원의 날인만을 받고 있다. 이 경우 각 안건에 대하여 조합원이 동의한 것으로 볼 수 있을 것인가, 의결절차의 중대한 하자로 인해 총회결의가 무효가 되지 는 않는가 하는 문제가 발생할 수 있다. 예컨대 재건축결의, 조합규약, 사업시행 동의에 대하여는 아무런 이의가 없으나 조 합장 인준에 대하여는 반대의사를 가지는 조합원이 있을 수 있다. 그러나 그 조합원 은 총회장에 직접 나가지 않는한 서면결의로서 자신의 의견을 밝힐 방법은 없는 것 이다. 서면결의서 양식 자체에 의하여 의사표시의방법이 막혀 있기 때문이다. 조합창립총회에서 서면결의까지 포함하여 조합장 인준 안건이 가까스로 의결정족 수를 충족한 경우에 위와 같은 서면결의를 하였다면, 총회 절차에 중대한 하자가 있 는 것으로 보아 총회결의가 무효로 될 가능성이 있다고 판단된다. 4. 인감증명서 첨부의 문제 민법은 서면 또는 대리인에 의한 총회참석을 허용하고 있으나 본인임을 확인하는 방법으로 인감을 첨부할 것을 요구하고 있지는 않다. 재건축표준규약이나 각 조합 의 규약을 분석해 보면 대리인에 의한 총회참석의 경우 위임장에 본인의 인감을 찍 고 본인의 인감증명서를 첨부하도록 하여 본인확인절차를 철저히 하고 있는 반면 에, 서면에 의한 의사표시의 경우에는 인감증명 등 본인확인절차를 소홀히하는 경 향이 있다. 본인확인절차가 소홀한 것을 이용하고 부정투표가 행해지는 사례도 발생하고 있으 며 이에 따른 총회운영상의 혼란이 초래되기도 한다. A 조합의 경우 총회의 의결정 족수를 충족한 것으로 파악하여 총회를 진행하고 안건통과까지 시켰으나 추후 서면 결의서를 제출한 것으로 되어 있는 조합원들 중 일부가 자신은 서면결의서를 제출 한 사실이 없다고 항변하였으며, 이후 조합은 총회가 정족수 부족으로 무산되었다 고 변경 공지하였다. B 조합의 경우 조합장선출 총회에서 서면결의서를 제출한 것으로 되어 있는 조합원 들 중 일부가 자신은 서면결의서를 제출한 사실이 없다고 항변하며 구청에 이의신 청을 제기하고 검찰에도 문서위조로 고소한 사건도 있었다. 이러한 부정투표가 행 해지는 경우는 시공사 선정이나 조합장 선출 등 민감한 사안이 관련된 경우에 주로 발생하는 것으로 보인다. 즉 시공사나 조합 집행부 등이 부정투표에 직접 관련되어 있다는 것이다. 투명한 조합운영을 하고자 한다면 조합규약에 서면결의시에도 본인의 인감도장을 날인하고 인감증명서를 첨부하도록 규정하는 것이 합당할 것이며, 그러한 조합규약 의 규정이 없다 하더라도 실무운영상 조합원 본인의 인감을 첨부하도록 하는 것이 바람직할 것이다. 그렇게 할 경우 총회를 둘러싼 시비를 사전에 차단할 수도 있을 것이다. <이인호 변호사>
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