서면에 의한 의결권 행사를 통하여 총회에 직접 참석할 수 없는 조합원으로서는 총회에 참석하지 않고서도 자신의 권리를 행사할 수 있고, 조합집행부로서는 적지 않은 비용과 노력을 들여 개최한 총회가 조합원들의 참여 부족 등으로 의사 정족수조차 충족되지 못하고 무산되는 상황을 사전에 방지할 수 있다.
반면, 서면에 의한 의결권 행사는 총회에서의 다양한 의견 제시와 토론을 통하여 의사결정이 이루어지는 것이 아니라, 사전에 결의 내용에 찬성하는 내용으로 다수의 서면결의서를 제출받으면 총회 개최 이전에 이미 그 결의가 이루어진 것이나 다름없는 결과를 얻을 수 있기 때문에 조합원들의 다양한 의견을 수렴하는 과정을 결과적으로 생략하는 방법으로 이용되기도 한다. 실제로 상당수 조합의 경우 사전에 징구한 서면결의대로 결의가 이루어지고 직접 출석자에 의한 총회는 결과에 영향을 미치지 못하여 형해화되는 경우가 많다.
사정이 이러하다보니, 당해 결의에 반대하는 조합원들은 서면결의서에 강한 의심을 갖게 되고 실제로 증거보전, 문서제출명령 등을 통하여 서면결의의 효력에 관한 소송이 전개된다.
결국, 서면에 의한 의결권 행사는 총회에 직접 참석할 수 없는 조합원의 출석권과 의결권을 보장하고 서면에 의한 의사표시는 존중되어야 한다는 측면과 서면결의가 총회에 직접 참석하여 의결한 것과 동일시 할 수 있을 정도의 절차적 적법성이 보장되어야 한다는 측면이 모두 인정되어야 한다.
우선 전자의 측면에서, 조합집행부가 제공하고 안내한 온전한 서면결의서가 아니라 일부 기재가 누락되거나 형식을 갖추지 못한 서면결의서의 효력을 인정할 것인가가 문제된다. 물론 이에 관하여 정관 또는 선거관리규정에 규정이 있다면 그에 따르면 될 것이다. 만약 규정이 없다면 그 효력은 당해 조합원의 진정한 의사가 무엇인지 즉 작성자의 신원과 의사를 확인할 수 있는지의 여부에 좌우된다. 서울행정법원 2009구합27824 판결은 '서면결의서의 경우에는 방식에 제한이 없어 조합원의 신원과 의사를 학인할 수 있는 정도의 요건이 구비되면 효력이 있다고 봄이 상당하다. 따라서, 이 사건 임시총회 서면결의서에 조합원들의 인감증명서가 첨부되어 있지 않았다거나, 날인, 서명, 주소 기재, 작성일자 기재의 전부 또는 일부가 누락되었더라도 조합원의 신원과 의사를 확인할 수 있는 한 이를 무효라고는 볼 수 없다'고 판시하여, 조합원의 신원과 의사를 확인할 수 있는 한 서면결의서의 효력에는 영향이 없음을 분명히 하였다. 서울중앙지방법원 2009가합133116판결도, '비록 조합원들에게 발송한 이 사건 임시총회 소집통지서에 서면결의서에는 도장을 날인하여 제출하도록 유의사항이 첨부되어 있다고 하더라도, 위와 같이 도장이 날인되어 있지 않고 서명이나 무인만 있는 서면결의서를 무효로 처리한다는 정관 조항이나 선거관리규정 또는 총회나 대의원회의 결의의 존재에 관한 증거가 없는 이상, 위 유의사항의 취지는 서면결의서에 날인된 도장을 통해 조합원의 진정한 의사에 기하여 서면결의서가 작성되었음을 용이하게 확인하고자 하는 것으로 봄이 상당하고, 그 서면결의서가 작성명의자의 진정한 의사에 반하여 작성되었다고 볼 만한 사정이 없다면 그 서면결의서는 유효하다'고 판시하였다.
따라서, 날인, 서명, 주소 기재, 작성일자의 기재가 없더라도 작성자의 신원과 찬반의사를 확인할 수 있는 서면결의서는 함부로 무효처리하여서는 아니 된다. 작성자의 신원은 밀봉된 우편겉봉의 기재사항이나 전화연락 등으로 확인할 수 있고, 총회 당일 개표시에도 유무효 여부에 대하여 선거관리위원회 결의를 거치거나 또는 출석조합원을 대상으로 한 총회결의 등을 거쳐 그 처리에 관한 절차적 적법성을 갖추어야 할 것이다.
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정민성 대표변호사 / 법무법인 다원