도시및주거환경정비법에서 정한 재건축정비사업조합, 재개발정비사업조합 또는 주택법에서 규정한 지역주택조합, 리모델링조합의 경우 필수적으로 사업상 근본적이고 중요한 결정을 하기 위하여 최고의사결정기구로 총회를 두고 있다. 조합의 구성원이 총회에 참석하여 의사표시를 하는 방법은 구성원 또는 대리인이 총회에 직접 참석하여 투표를 하거나 서면결의서를 제출하는 방식이 있다.

그런데 국토교통부에서 권장하는 표준규약 또는 정관과 일반적으로 각종 조합에서 사용하는 정관 또는 규약을 보면 서면결의서의 제출 및 그 요건에 관하여 규정하고 있으나, 서면결의서의 철회에 관하여는 규정한 바가 없어 문제가 되고 있다.

따라서 이하에서는 서면결의서의 철회의 요건에 관하여 살펴보고, 특히 실무에서 문제되고 있는 서면결의서철회서를 총회를 소집한 조합 또는 총회의 발의자가 고의적으로 수령을 거부한 경우에 생기는 법적 문제에 관하여 살펴보기로 한다.

국토부 표준정관이나 이를 따르는 각 조합의 정관의 규정을 보면 서면결의서를 제출한 자가 총회 당일 직접 참석하는 경우에는 서면결의자(대리인 포함)의 의사에 따라 서면결의서를 철회하고 직접투표를 할 수 있다는 규정을 두고 있다.

따라서 서면결의서를 제출한 조합원은 총회 당일 회의시작 전까지 서면결의서를 철회할 수 있다고 보아야 하고 후술하는 바와 같이 법원의 판례도 동일한 취지이다.

즉 대법원은 2008. 8. 21. 선고 2007다83533,83540 판결을 통하여 서면결의의 방법에 의한 총회에 있어서 그 결의가 유효하게 성립하기 전까지는 결의에 대한 동의를 철회할 수 있고, 그 철회의 의사표시는 결의에 대한 동의의 의사표시와 마찬가지로 관리규약에 다른 정함이 없는 이상 반드시 일정한 절차와 방식에 따라서만 하여야 하는 것은 아니며 철회의 의사를 추단할 수 있는 행위나 외관이 있는 것으로 충분하다고 판시하고 있다.

고의적으로 총회를 소집한 조합 또는 발의자가 서면결의서철회서의 수령을 거부하는 경우에 의결정족수에서 서면결의서철회서를 제출한 숫자의 구성원을 제외하는 법원의 태도이다.

수원지방법원 안산지원은 2013카합186 총회결의효력정지 등 가처분 사건에서 조합결의에 대하여 서면결의서에 의한 동의가 가능한 것과 마찬가지로 서면결의서의 철회 또한 해당 결의가 성립되기 전에 서면의 형식으로 철회가 허용된다고 봄이 상당한 점, 정관의 규정에 의할 때 서면결의서의 제출에 대한 규정은 있으나 서면결의서 철회의 절차와 방식에 대하여 특별한 규정이 없는 점, 서면결의서를 제출한 조합원들로부터 받은 서면결의서 철회서를 발의자 대표에게 제출하고자 하였으나 거부를 당하였고 이를 관할 지방자치단체 장에게 등기우편으로 보낸 점, 또한 총회 현장에서 직접 철회서를 제출하려 하였으나 철회서 제출을 거부당한 점 등에 비추어 고의적으로 수령을 거부한 경우에는 해당 서면결의서철회서 숫자만큼 의결정족수 산정에서 제외하여야 한다는 결정을 하고 있다(서울서부지방법원 2010카합110 임원직무집행정지가처분, 수원지방법원 안산지원 2015카합10024 임시총회효력정지가처분 사건 동지).

현실적으로 조합의 총회를 보면 총회에 직접 참석하는 구성원 보다 대부분의 조합원은 서면결의서를 제출하는 방식으로 의사표시를 하는 것이 통례이다. 이에 따라 필연적으로 이미 제출한 서면결의서 철회가 발생하고 이에 관한 다툼이 많은 것이 현실이다.

따라서 조합 관계자 및 조합구성원들은 위에서 살펴 본 서면결의서 철회에 관한 법리를 숙지하여 총회와 관련된 불필요한 다툼을 피하는 것이 현명한 처사일 것이다.

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